Управление проектами

При управлении проектом можно ориентироваться на достаточно широкий спектр различных стандартов – международных, национальных или внутри корпоративных (внутрифирменных). Выбор зависит от конкретной ситуации и соответственно от поставленных целей. Также можно выделить различные методики и шаблоны для управления проектами. Различные методики предполагают использование таких вещей как, например, график Ганта (или сетевое планирование) для планирования времени проекта.

Помимо различных стандартов и шаблонов в управлении проектами важным аспектом является человеческий фактор, в том числе организационная структура. В некоторых случаях выделяют проектный комитет, офис и команды управления проектами. Вместо них может выступать совет директоров, временный или постоянный отдел или команда.

Для принятия решений и управления также используются различные ИТ-структуры, информационные и коммуникационные системы, классификаторы, справочники.

При этом разделяют, управление проектом, управление программой и портфелем проектов. В данном контексте программа предполагает управление связанными проектами, в то время как в портфель могут входить разнородные объекты управления.

Управление проектом предполагает определение самого проекта (техническое задание), концепция проекта и основные технические решения (концептуальная проработка проекта), определение границ и состава проекта, формулирование основных особенностей и параметров проекта, выработка путей реализации проекта, разработка схемы логистики снабжения и распределения ресурсов, определение ресурсов, требуемых для реализации проекта, оценка эффективности проекта на основе устанавливаемых критериев, формулирование итоговых заключений и выводов.

В конечном итоге возникают такие документы как предпроект, эскизный проект – предварительная версия рабочего проекта, рабочий проект с итоговым анализом и проверкой проекта.

Существуют разные подходы к классификации этапов проекта.

Первая классификация предлагает разбить проект на следующие этапы:

• Проектирование и разработка;
• Эксплуатация системы и ее техническое обслуживание;
• Демонтаж системы;
• Рециклизация/захоронения материалов;

Вторая классификация предлагает разбить проект на следующие этапы:

• Инициация:
  • Соответствие целям;
  • Риски;
  • Определение заинтересованных лиц;
  • Устав проекта;
  • Одобрение проекта;
• Планирование:
  • Расписание проекта;
  • Бюджет;
  • Проектная команда;
  • Действия по коммуникациям;
  • Процесс управления качеством;
  • План реагирования на риски одобрен;
  • Управление изменениями согласовано;
  • План закупок одобрен;
  • План проекта одобрен;
• Исполнение:
  • Управление качеством;
  • Управление человеческими ресурсами;
  • Управление;
  • Материальными ресурсами;
• Контроль;
• Завершение;

Элементы управления проектом:

• Инициация проекта:
  • Разработка идеи проекта;
  • Обоснование и оценка проекта;
  • Поиск инвесторов;
• Управление интеграцией проекта:
  • Устав проекта;
  • План управления:
    • Основные:
      • Расписание;
      • План по стоимости ил бюджет;
      • План по содержанию;
      • Границы проекта;
      • Предпосылки и ограничения;
      • Организационная структура;
      • Управление документацией;
    • Вспомогательные:
      • План управления содержанием;
      • План управления требованиями:
        • Порядок планирования, отслеживания, составления отчетов;
        • Действия по управлению – порядок инициирования изменений требований, порядок анализа влияния изменений, уровни полномочий, необходимые для одобрения;
        • Процесс расстановки приоритетов требований;
        • Показатели продукта;
        • Структуру отслеживания – какие параметры требований будут отслеживаться;
      • План управления расписанием;
      • План управления стоимостью;
      • План управления качеством;
      • План управления человеческими ресурсами;
      • План управления коммуникациями;
      • План управления рисками;
      • План управления закупками;
• Управление содержанием проекта:
  • Сбор требований:
    • Планирование сбора требований:
      • Определить типы требований;
      • Определить иерархию требований;
      • Определить источники требований;
      • Методы выявления, анализа, приоритизации, отслеживания, верификации и изменения требований;
      • Шаблоны и методы для описания требований;
      • Инструменты для регистрации, документирования, моделирования и ведения базы данных по требованиям;
      • Ресурсы, необходимые для выявления;
    • Выявление и идентификация требований;
    • Описание требований;
    • Анализ, декомпозиция и установление связей между требованиями;
    • Приоритизация требования;
    • Верификация требований (проверка и подтверждение соответствия требований);
    • Отслеживание реализации требований;
    • Изменения требований;
  • Определение содержания проекта;
  • Определение продукта проекта;
  • Определение предмета поставки;
  • Структура работ по проекту;
  • Определение целей проекта;
  • Определение результатов проекта;
  • Определение критериев оценки;
• Управление сроками проекта:
  • Определение операций и их последовательностей;
  • Определение ресурсов операций;
  • Определение длительности операций;
  • Разработка расписания:
    • График Ганта;
    • Календарный план;
    • План контрольных точек;
• Управление стоимостью проекта:
  • Оценка стоимости;
  • Оценка бюджета;
• Управление человеческими ресурсами проекта:
  • Набор команды проекта;
  • Развитие команды;
  • Управление командой;
• Управление коммуникациями проекта:
  • Определение заинтересованных сторон;
  • Источников и потребителей информации как внутри, так и вовне проекта;
  • Планирование коммуникаций;
  • Описание видов предоставления информации;
  • Определение сроков и периодичности предоставления информации;
  • Способов доставки информации;
• Управление качеством проекта:
  • Выработка требований (стандартов) качества;
  • Определение критериев качества;
  • Способов достижения качества;
  • Контроль качества;
• Управление рисками проекта:
  • Идентификация рисков;
  • Описание рисков:
    • Название;
    • Характеристика;
    • Причины;
    • Последствия;
    • Условия наступления;
  • Анализ рисков;
  • Категоризация рисков;
  • Планирование мероприятий по реагированию по рискам;
• Управление закупками проекта;
• Управление изменениями проекта:
  • Планирование управлениями;
  • Идентификация состояния;
  • Оценка воздействия изменения на проект;
  • Поверка состояния проекта в соответствии с требованиями и критериями;
  • Анализ решения и плана по внедрению изменения;

При управлении проектами возникают различного рода изменениями. Решения по изменениям могут быть представлены:

• Одобрить;
• Отклонить;
• Объединить с другими запросами;
• Провести дополнительное исследование;
• Провести тестирование предложения;
• Отложить решение;

Методы выявления требований:

• Интервью;
• Фокус-группы;
• Семинары с участием модератора;
• Групповые творческие методы:
  • Мозговой штурм;
  • Метод номинальных групп;
  • Метод Дельфи;
  • Составление интеллект-карт;
  • Диаграмма сходства;
• Методы группового принятия решений;
• Анкеты и опросы;
• Наблюдения;
• Прототипы;

Параметры для отслеживания требований:

• Уникальный идентификатор;
• Текстовое описание требований;
• Владелец;
• Приоритет;
• Версия;
• Текущий статус;
• Дата выполнения требования;
• Дополнительные требования;

Также происходит декомпозиция работ, то есть создание иерархической структуры работ (WBS).

Параметры операций:

• Идентификатор операций;
• Название операции;
• Описание операции;
• Тип операции;
• Приоритет;
• Описание логических взаимосвязей;
• Сроки начала и окончания операции;
• Длительность операции;
• Опережения и задержки;
• Название конечного результата;
• Требуемые ресурсы;
• Ограничения по срокам;

Зависимости между операциями могут быть:

• Жесткими;
• Мягкими;
• Внешними;

Жесткие связи предполагают четкое следование операций друг за другом, без возможности изменить последовательность. Мягкие связи допускают вариации при выполнении операций при выполнении проекта. Внешние связи предусматривают взаимосвязи с внешними событиями относительно проекта.

Последовательность операций можно задать посредством сетевых моделей:

1. Модель «Работы на дугах»;
2. Модель «Работы на узлах»;
3. Модель, привязанная к временной шкале;

После декомпозиции работ составляется расписание их выполнения. Оптимизация расписания:

• Анализ сети;
• Метод критического пути;
• Метод критической цепи;
• Выравнивание ресурсов;
• Анализ сценариев;
• Применение опережений и издержек;
• Сжатие расписания;

После составления и оптимизации расписания производится выделение ресурсов и определение длительности их использования. Под ресурсами понимается любой вид материальных, информационных, человеческих ресурсов.

Длительность ресурса определяется:

• Экспертной оценкой;
• Оценка по аналогам;
• Нормы и нормативы;
• Расчетные значения;
• Оценка по трем точкам;

Управление ресурсами:

• Категория и типы ресурсов;
• Кодирование ресурсов;
• Характеристики требуемых ресурсов;
• Количество ресурсов;
• Календари ресурсов;
• Источники ресурсов;

Виды ресурсов:

• Персонал;
• Оборудование;
• Транспортные средства;
• Сырье и материалы;
• Компьютерная и офисная техника;
• Программное обеспечение;
• Здания и сооружения;
• Инструменты и инвентарь;

Описание ресурса:

• Код ресурса;
• Название;
• Тип;
• Единица измерения;
• Количество ресурса;
• Стоимость ресурса;
• Время использования ресурса;

Управление человеческими ресурсами:

• Определение и обоснование потребностей в персонале;
• Распределение должностей, профессий и обязанностей;
• Определение организационной структуры;
• Методы отбора персонала;
• График отпусков;
• План развития персонала;
• Система вознаграждения;
• Обеспечение охраны труда;

Описание должности:

• Наименование;
• Подчиненность;
• Область ответственности;
• Полномочия;
• Требования к уровню компетенции;
• Календарь работ;
• Индивидуальные показатели для позиции;

Управление коммуникациями:

• Требуемые сроки предоставления отчетности;
• Используемые технологии для связи;
• Техническая подготовленность сторон использующих разные виды коммуникаций;
• Удаленность участников проекта;

План управления коммуникациями:

• Требования к коммуникациям;
• Стандарты передачи информации: язык, формат, содержание детализация;
• Сроки и периодичность отчетности;
• Причины внеплановых коммуникаций;
• Лица, отвечающие за передачу информации;
• Лица, ответственные за раскрытие конфиденциальной информации;
• Лица, которые получают ту или иную информацию;
• Методы и технологии передачи;
• Ресурсы, выделенные на коммуникации;
• Схема передачи информации по инстанциям;
• Методы и технологии обновления информации;

План управления закупками:

• Определения подхода к управлению поставками;
• Распределение ответственности между лицами в команде;
• Типовая закупочная документация;
• Порядок управления поставками и поставщиками;
• Требования к срокам закупок;
• Управление рисками;

Пакет шаблонов для управления проектами:

• Реестр проектов компании;
• Заявка на запуск проекта;
• Устав проекта (паспорт проекта);
• План исполнения проекта;
• Организация проекта и распределение обязанностей;
• Процедуры обмена корреспонденцией и сообщениями;
• Процедура контроля проектных работ;
• Процедура документооборота проекта;
• Процедура управления, выполнения, составления отчетов по осуществлению плана проекта;
• Процедура стоимостного контроля проекта;
• Бюджет проекта;
• Запрос на изменение;
• Журнал учета изменений в проекте;
• Отчет по закрытию проекта/этапа проекта;
• Словарь терминов и сокращений;

При планировании проекта составляют разные виды календарей, выделяют критические мощности работ, прогнозирование влияния разных факторов, разбиение работ на этапы, признаки критических событий.

Планирование проекта:

• столбиковая диаграмма;
• сетевая диаграмма:
  • метод критического пути (МКП);
  • метод оценки и пересмотра проекта (ПЕРТ);

При осуществлении проекта необходимо контролировать и корректировать составленный план.

Алгоритм столбиковой диаграммы:

• выделение вида деятельности по компонентам;
• указание сроков выполнения каждой операции;