Чуть-чуть о документах в организации

Каждый документ имеет атрибуты:

1. Наименование;
2. Назначение;
3. Категории пользователей, для которых он разрабатывается;
4. Авторов разработки;
5. Этапы (виды) работ, на которых он применяется;
6. Функциональную, содержательную часть в соответствии с его назначением;

• Организационные документы:
  • Устав организации;
  • Штатное расписание;
  • Положение о подразделении;
  • Должностные инструкции;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
• Распорядительные документы:
  • Приказ;
  • Распоряжение;
  • Решение;
  • Указание;
• Информационно-справочные документы:
  • Протокол;
  • Служебная записка;
  • Докладная записка;
  • Акт;
  • Справка;
• Служебная переписка:
  • Информационные письма;
  • Письма-просьбы;
  • Письма-отказы;
  • Сопроводительные письма;
  • Письма-подтверждения;
  • Письма-напоминания;
  • Письма-извещения;
  • Письма-приглашения;
  • Письма-поздравления;
  • Письма благодарности за поздравления;
  • Циркулярные письма;
  • Гарантийные письма;
  • Коммерческие письма (оферты, акцепты, договорные и претензионные письма);
  • Телеграмма;
  • Переписка по электронной почте;
• Кадры:
  • Документы приема на работу:
    • Трудовой договор;
    • Приказ о приеме на работу, запись в трудовую книгу;
    • Личная карточка;
  • Документы по переводу на другую работу:
    • Представление и заявление;
    • Приказ о переводе;
  • Оформление отпуска:
    • Приказ о предоставлении отпуска;
    • Приказ об отзыве из отпуска;
    • График отпусков;
  • Документирование аттестации;
  • Документирование дисциплинарного взыскания:
    • Объяснительная записка;
    • Докладная записка;
    • Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
  • Документирование прекращения трудового договора. Увольнение:
    • Заявление об увольнении по собственному желанию;
    • Оформление увольнения по соглашению сторон;
    • Приказ о прекращении трудового договора, запись в трудовой книжке;

Инструкции, которые необходимо создавать в организации:

• Положение о службе документационного обеспечения управления (ДОУ);
• Должностная инструкция руководителя данной службы;
• Должностная инструкция документоведа;
• Должностная инструкция делопроизводителя;
• Должностная инструкция архивариуса;
• Должностная инструкция секретаря руководителя;
• Должностная инструкция секретаря-референта;
• Инструкция по делопроизводству;
• Инструкция по работе с конфиденциальными документами;
• Положение о персональных данных работников организации;
• Форма карточки для регистрации поступления, выдачи, уничтожения гербовых бланков;
• Форма сводной номенклатуры дел структурного подразделения организации;
• Форма акта о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению;
• Форма годовой описи дел;